Modelo de sistema de gerenciamento de documentos para secretarias de conselhos universitários: uma proposta para a UFAM. - Derzi, Ellen Conceição de Moraes (Universidade Federal do Amazonas, 2015)
Este trabalho desenvolveu uma ferramenta cujo funcionamento se realizou com base nos dados oriundos de um sistema de gerenciamento de documentos, idealizado com o objetivo de rastrear, registrar, controlar e recuperar informações e documentos no âmbito da Secretaria Geral dos Conselhos Superiores da Universidade Federal do Amazonas. Finalizou com a avaliação da ferramenta de busca, o Dicionário de Dados, que se integra ao sistema gerenciador de documentos, identificado como SGD/SECONS. O referencial teórico se embasou na literatura sobre sistemas de informação, gestão do conhecimento e aplicações de tecnologia da informação como suporte dinâmico para otimizar as atividades ali desenvolvidas. Empregou-se como procedimentos metodológicos a observação direta das atividades no setor, as reuniões realizadas com os colaboradores e a pesquisa documental efetivada nos documentos primários e secundários existentes na Secretaria dos Conselhos Superiores da UFAM, alguns ali produzidos e outros, recebidos no setor pesquisado para tratamento e transformação em produtos que são utilizados com a finalidade de balizar o funcionamento legal da Instituição, formadores da legislação interna. A produção dessas informações exige armazenagem, localização e recuperação segura e ágil, de modo a oferecer suporte legal aos gestores nos processos decisórios e à comunidade universitária em geral, razão da concepção da ferramenta para melhoria do sistema. Para o mapeamento e registro do sistema foram identificados os requisitos, considerando-se as experiências dos servidores internos que contribuíram para a construção do modelo da ferramenta desenvolvida para busca e captura das informações. O sistema foi avaliado em quatro momentos diferentes, com complexidades diversas, e os resultados afirmaram e comprovaram a sua eficácia e eficiência, assegurando respostas céleres e confiáveis aos gestores da UFAM, além da possibilidade de replicação do sistema e da ferramenta, em outros setores que funcionam de modo similar à SECONS, como as Câmaras das Pró-reitorias, secretarias de Unidades Acadêmicas e outros. Os resultados encontrados após as avaliações confirmaram o êxito da ferramenta, bem como do modelo manual adotado para gerenciar as informações e processos. Sugeriu-se a possibilidade futura de incremento do sistema, automatizando-o, oferecendo ao cliente, além da possibilidade de acompanhar o trâmite de um processo de seu interesse que esteja para julgamento nos Conselhos, a oferta da legislação produzida, disponibilizada no portal Web UFAM, sem necessidade acionar diretamente a SECONS, para obtenção do documento desejado. Assim, propõe-se a título de sugestão para trabalhos futuros o desenvolvimento de software pelo Instituto de Computação face aos resultados positivos encontrados e confirmados pela pesquisa.