Este trabalho desenvolveu uma ferramenta cujo funcionamento se realizou com base nos dados oriundos de um
sistema de gerenciamento de documentos, idealizado com o objetivo de rastrear, registrar, controlar e recuperar
informações e documentos no âmbito da Secretaria Geral dos Conselhos Superiores da Universidade Federal do
Amazonas. Finalizou com a avaliação da ferramenta de busca, o Dicionário de Dados, que se integra ao sistema
gerenciador de documentos, identificado como SGD/SECONS. O referencial teórico se embasou na literatura
sobre sistemas de informação, gestão do conhecimento e aplicações de tecnologia da informação como suporte
dinâmico para otimizar as atividades ali desenvolvidas. Empregou-se como procedimentos metodológicos a
observação direta das atividades no setor, as reuniões realizadas com os colaboradores e a pesquisa documental
efetivada nos documentos primários e secundários existentes na Secretaria dos Conselhos Superiores da UFAM,
alguns ali produzidos e outros, recebidos no setor pesquisado para tratamento e transformação em produtos que
são utilizados com a finalidade de balizar o funcionamento legal da Instituição, formadores da legislação interna.
A produção dessas informações exige armazenagem, localização e recuperação segura e ágil, de modo a oferecer
suporte legal aos gestores nos processos decisórios e à comunidade universitária em geral, razão da concepção da
ferramenta para melhoria do sistema. Para o mapeamento e registro do sistema foram identificados os requisitos,
considerando-se as experiências dos servidores internos que contribuíram para a construção do modelo da
ferramenta desenvolvida para busca e captura das informações. O sistema foi avaliado em quatro momentos
diferentes, com complexidades diversas, e os resultados afirmaram e comprovaram a sua eficácia e eficiência,
assegurando respostas céleres e confiáveis aos gestores da UFAM, além da possibilidade de replicação do
sistema e da ferramenta, em outros setores que funcionam de modo similar à SECONS, como as Câmaras das
Pró-reitorias, secretarias de Unidades Acadêmicas e outros. Os resultados encontrados após as avaliações
confirmaram o êxito da ferramenta, bem como do modelo manual adotado para gerenciar as informações e
processos. Sugeriu-se a possibilidade futura de incremento do sistema, automatizando-o, oferecendo ao cliente,
além da possibilidade de acompanhar o trâmite de um processo de seu interesse que esteja para julgamento nos
Conselhos, a oferta da legislação produzida, disponibilizada no portal Web UFAM, sem necessidade acionar
diretamente a SECONS, para obtenção do documento desejado. Assim, propõe-se a título de sugestão para
trabalhos futuros o desenvolvimento de software pelo Instituto de Computação face aos resultados positivos
encontrados e confirmados pela pesquisa.
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